Kto i w jakiej sytuacji

Podmioty publiczne, aby gromadzić i przetwarzać dane osobowe osób fizycznych muszą mieć ku temu wyraźną podstawę prawną oraz uzasadniony interes. Wraz z wprowadzeniem w Polsce przepisów RODO, podmioty publiczne uzyskały ograniczoną możliwość prowadzenia monitoringu wizyjnego w miejsca publicznych w następujących przypadkach:

• samorząd wojewódzki oraz podmioty zarządzające majątkiem państwowym (bezpieczeństwo mienia, ochrona przed zniszczeniem, kradzieżą, wandalizmem, ochrona miejsc pamięci itp.)

• samorząd powiatowy i samorząd gminny (bezpieczeństwo obywateli oraz zachowanie porządku publicznego, ochrona przeciwpowodziowa, ochrona przeciwpożarowa)

• placówki dydaktyczne (ochrona uczniów i personelu oraz ochrona mienia)

W związku z powyższym, nagrania z monitoringu wizyjnego np. samorządu gminnego nie mogą posłużyć jako promocja miasta czy do innych celów niż ściśle określone powyżej. To samo tyczy się placówek dydaktycznych - materiał pozyskany z monitoringu wizyjnego nie może posłużyć np. do oceny pracy nauczycieli czy innych pracowników danej placówki.

Jeżeli instytucje wykorzystują kamery do celów wykraczających poza określone w przepisach sytuacje, UODO może nakazać zaniechanie tego typu działalności, a nawet usunięcie kamer.

Uwagi dotyczące przepisów

Przepisy określają także granice w przestrzeni publicznej, gdzie monitoring wizyjny jest zakazany. Dotyczy to przede wszystkim miejsc określanych jako „przestrzeń pod szczególna ochroną”, czyli pomieszczeń sanitarnych, pomieszczeń socjalnych, toalet, stołówek, szatni a nawet palarni. W związku z powyższym od 2018 roku na wielu obiektach sportowych i rekreacyjnych usunięto kamery obejmujące swoim zasięgiem tego typu miejsca.

Podmioty publiczne, zgodnie z przepisami, mogą użytkować sprzęt nagrywający jedynie obraz. Przepisy nie przekazują kompetencji do nagrywania fonii więc sprzęt wyposażony w mikrofony i korzystanie z niego z zamiarem nagrywania dźwięku jest również zakazany.

Należy pamiętać, że zgodnie z definicją przekazaną przez Prezesa UODO, monitoring wizyjny jest traktowany jako najbardziej inwazyjna metoda przetwarzania danych osobowych i w miarę możliwości powinna być (podobnie jak w przypadku monitoringu prywatnych posesji) zastąpiona innymi rozwiązaniami technicznymi. Tym bardziej kiedy gwarantują osiągnięcie podobnego efektu przy znacznie mniejszej ingerencji w dane osobowe objęte ochroną.

Monitoring miejsc publicznych może obejmować swoim zasięgiem dane osobowe, które z pozoru nie są w ten sposób identyfikowane i mogą być pominięte przez administratora danych osobowych chociażby ze względu na nieuwagę czy niewiedzę. Oprócz szybko kojarzonych z danymi osobowymi informacji takich jak imię, nazwisko, numer pesel itp. warto zauważyć, że do danych osobowych umożliwiających identyfikację osoby należy chociażby numer rejestracyjny objętego monitoringiem wizyjnym samochodu. Dlatego też, zgodnie z zasadą minimalizacji danych, obszar monitorowany powinien być ograniczony do minimum spełniającego postulowaną ochronę. Dodatkowo, dane z tego typu monitoringu powinny być przetwarzane i przechowywane możliwie najkrótszy czas. Przepisy określają maksymalny czas przetwarzania danych na 3 miesiące i postulują jego maksymalne skrócenie, jeżeli jest to możliwe. Czas ten może być oczywiście wydłużony w sytuacji, kiedy dane zarejestrowane przez monitoring wizyjny wykorzystywane są na potrzeby śledztwa czy postępowania sądowego.

Podobnie jak w przypadku monitoringu prywatnych posesji, administrator danych pozyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego miejsc publicznych powinien zabezpieczyć technicznie system monitoringu przed dostępem osób trzecich. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, kiedy monitoring zainstalowany jest w miejscach ogólnodostępnych (centra handlowe, obiekty sportowe, atrakcje turystyczne itp.).

Osobom monitorowanym, zgodnie z przepisami RODO przysługuje prawo do informacji, wglądu, a także zmiany czy usunięcia ich danych osobowych zarejestrowanych na trwałych nośnikach. W związku z tym administrator ma obowiązek poinformowania w dostatecznym stopniu ewentualnych zainteresowanych o przetwarzaniu ich danych i przysługujących im prawach.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto zwrócić się z zapytaniem do UODO, gdyż wykonanie przepisów RODO w praktyce może dostarczyć nam nie tylko problemów z interpretacją, ale może rodzić także odpowiedzialność cywilną lub karną. Jak zwykle zachęcamy do zadawania pytań naszemu zespołowi i przesyłanie ich w dowolnej formie na adres email kontakt@poznajfakty.pl.

Piotr Cichocki

Artykuły powiązane

• Monitoring wizyjny prywatnej posesji. Jakie działania są zgodne z prawem?